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根据档案馆管理现状以及数字化档案(网上档案馆)工程的总体目标:探索数字化档案管理的模式;制定数字化档案管理的规范和提供一套相应的解决方法和数字化建设的(硬件、软件)系统工程。

系统主要实现以下功能:

建立档案数字化系统和对馆藏档案进行数字化加工。支持对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换,完成馆藏档案的数字化

建立数字档案管理平台和业务处理系统。实现网络处理档案局(馆)所有的档案管理业务的工作目标:支持通过网络交换(即电子归档,包括管理信息、数字化档案和数字档案);支持海量存储和检索解决方案(内网、外网);对有文本、图像、图形、音频、视频等不同形式载体的数字档案要有相应的检索和分类方法。

建立区域性档案中心。建立与市政府局各部门和各区县(市)档案馆的档案和政府文件的互联查询资源共享。

建立整个系统方案时能确保档案、文件信息的安全保密、防病毒功能。基于关系数据库系统,适合进行大量信息的处理,系统的内容管理基于关系数据库,可以支持海量数据的存储、索引、查询等。

系统的应用效果:

纸质档案的查阅:系统应用后,工作人员可直接在网上进行档案调阅操作,不用调用实际纸质案卷进行查阅。原先查阅一份档案并进行实物查询需要半天左右时间,而后只需要 10 分钟,大大减少了业务流程,既方便了外来利用者,又提高了工作人员的工作效率。

局内办公:本系统实现了办公自动化和业务处理的统一,工作人员可在自己的岗位上进行按部就班的操作;实际工作内容、成果都能及时反馈到处室领导、局领导手中;同事之间也可利用本系统进行沟通交流。原先一份文件经相关人员传阅签字完毕,需要半天左右的时间。而后办公室收到市政府的发文后,只需要在公文处理中进行转发,各相关人员能同时及时收到发文并查阅签字,一份文件传阅签字完毕,只需要半小时左右。同时,领导可即时查阅到工作人员是否已经查看过发文。

政务外网的利用:各部委局办工作人员只需进行远程登录,就拥有查阅档案的权限,指定用户还可进行网上年检工作。系统的建设方便了各部委局办对所需档案的查阅需求,方便了年检数据的网上递交和检查,各相关单位的整体工作效能又上了一个新台阶。

 
 
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